Einleitung

Die folgenden Datenschutzhinweise erläutern, welche personenbezogenen Daten erfasst werden und wie diese verwendet werden, wenn Du das Vademecum, das Verzeichnis der Ehemaligen von Schule und Internat Ettal, nutzt.

Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte

• Die Datenerfassung und –speicherung im Vademecum dient der Vernetzung in der Gemeinschaft rund um Jung- und Altettaler.
• Eine Weitergabe der Daten an Externe oder Nutzung zu Werbezwecken findet nicht statt.
• Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet, der Kreis der Zugriffsberechtigten ist eng gefasst.
• Webanalyse und Usertracking werden eingesetzt, um das Vademecum weiter zu verbessern und das Angebot zu optimieren. Alle notwendigen Nutzerdaten hierfür werden nur anonymisiert erhoben und weitergeleitet.

Personenbezogene Daten im Vademecum

Um das Vademecum nutzen zu können, musst Du Dich registrieren. Personenbezogene Daten sind Informationen, die mit Deiner Person in Verbindung gebracht werden können, also z.B. die Angaben, die in Deinem Nutzerprofil hinterlegt sind.

Zweck der Datenerfassung und -verarbeitung

Alle Daten im Vademecum werden erfasst und verarbeitet, um die Kommunikation in der Gemeinschaft rund um Jung- und Altettaler, der Schule, dem Internat und dem Kloster technisch zu ermöglichen. Sie werden nicht für Werbezwecke genutzt und auch nicht an Dritte weitergegeben, sofern dies nicht notwendig ist, um eine Funktion der Homepage zu ermöglichen oder zu optimieren (siehe Webanalyse und Nutzertracking).

Datenempfänger und -zugriff

Eine Datenübermittlung außerhalb der EU findet nicht statt, die Server stehen in Deutschland. Nur für den Newsletterversand setzen wir einen Dienstleister mit Sitz in USA ein. Details dazu siehe weiter unten.

Zugriff auf die Daten hat nur ein eng umrissener Personenkreis: Das Sekretariat der Schule, der Altettalerbeauftragte des Klosters, Administrationsteam des Vademecums und die IT-Administration. Alle Zugriffsberechtigten sind zur Vertraulichkeit und Wahrung von Geschäfts- und Datengeheimnissen verpflichtet.

Hosting / Wartung

Welche Angaben muss ich für die Registrierung machen?

Für die Registrierung gibt ein Benutzer seinen Namen, Emailadresse und ein Passwort an. Die Emailadresse ist später sein Benutzername.

Alle weiteren Angaben, z.B. zu Erreichbarkeiten und Anschrift, sind freiwillig. Nutzer können individuell bestimmen, welche Teile ihrer Daten für andere registrierte Nutzer des Vademecums sichtbar sind.

In den Logfiles des Webservers werden folgende Daten gespeichert:

• Zeit und Datum des Logins eines Nutzers
• IP Adresse des eingeloggten Benutzers
• Anonymisierte Log Einträge zu bestimmten Aktionen
• Browser, Betriebssystem

Cookies und Plugins

• Die Login Session wird in einem Cookie gespeichert, das beim Schließen des Browsers automatisch gelöscht wird.
• Es ist technisch nicht möglich, durch Cookies eine Festplatte auszuspähen, durch den Einsatz von Cookies wird auch in anderer Weise die Privatsphäre nicht verletzt.
• Es kommen keine Browser Plugins zum Einsatz

Wie sind die Daten gesichert?

Die Verbindung von Deinem Browser zum Vademecum wird über eine SSL verschlüsselte Verbindung aufgebaut. In der Datenbank sind die Passwörter verschlüsselt gespeichert und auch für den Administrator nicht lesbar.

Bitte achte Deinerseits darauf, die allgemeine Vorsicht bei der Wahl und im Umgang mit Passwörtern walten zu lassen und Dich nur mit Endgeräten, die virengeschützt sind und aus sicheren Netzwerken einzuwählen.

Kontaktdaten und Ansprechpartner

In Fragen zum Datenschutz im Vadmecum wende Dich bitte an den Datenschutzbeauftragten datenschutz@altettaler.de

Speicherdauer und Löschung von Daten

Eine Löschung der Daten nach einem bestimmten Zeitraum ist aktuell nicht vorgesehen. Als Verzeichnis der Altettaler seit Beginn der Aufzeichnung ist das Vademecum auch ein zeitgeschichtliches Dokument.

Wenn Du Deine Daten dennoch löschen lassen möchtest, sende bitte eine Email an admin@altettaler.de und wir schicken Dir ein Formular zur vollständigen Löschung Deiner Daten aus dem Vademecum zu. Das Adminteam des Vademecums wird daraufhin serverseitig Deinen Nutzeraccount und Deine personenbezogenen Daten entfernen und Dich über die erfolgte Löschung informieren. Achtung: Das kann bedeuten, dass zukünftig Deine Zugehörigkeit z.B. zur Ehemaligenschaft der Ettaler nicht ohne Weiteres nachgewiesen werden kann.

Webanalyse und Tracking

Um das Vademecum als Homepage weiter anzupassen und zu optimieren, müssen wir das Nutzerverhalten verstehen. Wichtige Informationen für die kontinuierliche Verbesserung sind beispielsweise, wie oft die Plattform genutzt wird, wie lange durchschnittlich, von welchen Geräten und welche Unterseiten oder Inhalte besonders häufig aufgerufen werden. Um diese Daten zu erheben und zu analysieren wird Google Analytics eingesetzt. Die dafür nötigen Nutzerdaten sind anonymisiert. Für Details zum Einsatz von Google Analytics und auch der Möglichkeit, individuell den Einsatz zu blockieren, siehe den Abschnitt zu Google Analytics.

Newsletterversand

Der Versand von Newsletter an einen großen Kreis von Empfängern ist eine Herausforderung, die mit „Bordmitteln“ eines Heimcomputers nicht mehr zu stemmen ist. Wir nutzen daher den Service von Mailchimp (www.mailchimp.com) für den Emailversand. Dieses Unternehmen wurde ausgewählt, weil es die für uns wichtigen Funktionen zu einem akzeptablen Preis liefert, vor allem aber auch hinsichtlich der Datensicherheit vertrauenswürdig erscheint.

Allerdings ist der Sitz des Dienstleisters in den USA und somit ist der Newsletterversand eine Ausnahme davon, dass die Daten für das Vademecum nur innerhalb der EU verarbeitet werden.

Übertragen wird an Mailchimp lediglich Deine Emailadresse und ggf. eine Zugehörigkeit zu einer Newsletter(sub)gruppe, beispielsweise AER oder ein Postleitzahlengebiet. Mailchimp stellt uns einige Analysemöglichkeiten der Nutzungsdaten zur Verfügung, die wir zur Optimierung des Vademecums und des Newsletters einsetzen, z.B. wie viele Empfänger der Newsletter erreicht hat, wie viele davon ihn auch geöffnet haben, ob sich Nutzer nach Erhalt des Newsletter abgemeldet haben. Diese Auswertungsmöglichkeiten setzen wir gruppenbezogen ein und nie individualisierbar.

Über den Newsletter des Vademecums wirst Du über neue Artikel, Neuigkeiten und ggf. Veranstaltungen in Ettal oder Deiner Umgebung informiert. Werbung wird darin nicht erscheinen. In jedem Newsletter gibt es die Möglichkeit, dass Du Dich aus der Empfängerliste austragen lassen kannst. Falls Du Fragen hast, oder Probleme mit dem Newsletter, kannst Du Dich immer an admin@altettaler.de wenden.

Google Analytics

Um auch die Nutzung des Webanaylse Tools Google Analytics vernünftig in den Datenschutzhinweisen zu beschreiben, muss man immer etwas ausführlicher werden. Wir finden die Formulierung von www.datenschutzbeauftragter-info.de gut und haben sie hier übernommen:

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link (http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de) verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren.

Sie können die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie auf folgenden Link klicken. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, das die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Website verhindert:

Google Analytics deaktivieren

Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter www.google.com/analytics/terms/de.html bzw. unter www.google.de/intl/de/policies/. Wir weisen Sie darauf hin, dass auf dieser Website Google Analytics um den Code „anonymizeIp“ erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten.

Änderungen

Das Vadmecum wird aktiv weiter entwickelt, auch die Datenschutzhinweise können Änderungen unterliegen. Sie werden an dieser Stelle veröffentlicht.

Aktuelle Version:

Datum: 20. Dezember 2015, Version 1.0

Ältere Versionen:

-

Einwilligungserklärungen

Bei der Registrierung als Nutzer des Vademecums wirst Du aufgefordert, folgende Einwilligungserklärung abzugeben:

( Checkbox) Ja, mit der elektronischen Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Nutzung meiner Daten im Vademecum bin ich einverstanden. Die Datenschutzhinweise habe ich zur Kenntnis genommen.

Hinweis: Diese Einwilligung ist notwendig, damit Du das Vademecum nutzen kannst. In den Einstellungen zur Privatsphäre kann detailliert festgelegt werden, welche Daten für andere Nutzer des Vademecums sichtbar sind. 

Link: Datenschutzhinweise